E-Rechnungen
Mit Cakedesk kannst du E-Rechnungen als XRechnung oder ZUGFeRD-PDF erstellen. Diese Funktion ist für Nutzer in Deutschland verfügbar.
#E-Rechnungen für einen Kunden aktivieren
Öffne den Kunden, für den du eine E-Rechnung erstellen möchtest. Aktiviere im Bereich „E-Rechnungen“ die Option „E-Rechnungen für diesen Kunden aktivieren“.
Anschließend kannst du Kennungen eintragen, die dir der Kunde vorgegeben hat:
- Lieferantennummer (BT-29): die Nummer, die dir der Kunde als Lieferant zugewiesen hat
- Käuferkennung (BT-46): eine Kennung für den Kunden als Käufer
- Leitweg-ID (BT-10): die Kennung eines Rechnungsempfängers in der deutschen öffentlichen Verwaltung
Cakedesk übernimmt diese Angaben in die elektronischen Rechnungsdaten.
#E-Rechnung erstellen und exportieren
Erstelle wie gewohnt eine Rechnung für den Kunden. Wenn du die Rechnung speicherst, erzeugt Cakedesk automatisch die elektronischen Rechnungsdaten.
Klicke anschließend mit der rechten Maustaste auf die gespeicherte Rechnung. Du hast folgende Exportmöglichkeiten:
- PDF (E-Rechnung) öffnen: öffnet ein ZUGFeRD-PDF mit eingebetteten XML-Daten
- PDF (E-Rechnung) exportieren: speichert das ZUGFeRD-PDF
- XRechnung exportieren: speichert die Rechnung als XML-Datei
#Angaben für E-Rechnungen hinterlegen
Unter Einstellungen > E-Rechnungen kannst du Angaben pflegen, die Cakedesk
für elektronische Rechnungen benötigt:
- Ansprechpartner: der Name deiner Kontaktperson
- Telefon und E-Mail: deine Kontaktdaten
- Zahlungsfrist in Tagen: die Zeit bis zur Fälligkeit
- Kontoinhaber, IBAN und BIC: deine Bankverbindung
Prüfe vor dem Export, ob alle benötigten Angaben vollständig und korrekt sind.
Beim Erstellen einer E-Rechnung kannst du außerdem optionale Referenzen hinterlegen:
- Projektnummer (BT-11): Projekt-ID und Projektname
- Vertragsnummer (BT-12): Referenz auf einen Vertrag
- Bestellnummer (BT-13): Bestellnummer des Käufers
- Auftragsnummer (BT-14): deine Auftragsnummer
Die Referenzfelder werden in den elektronischen Rechnungsdaten übermittelt, aber aktuell nicht auf der PDF-Rechnung angezeigt.
#Stornierungen als E-Rechnung exportieren
Cakedesk kann auch Stornorechnungen und Stornogutschriften als E-Rechnungen exportieren. In einer XRechnung verwendet der Stornierungsbeleg den passenden Stornotyp und verweist auf das stornierte Dokument.
#Einschränkung bei Bruttopreisen
E-Rechnungen sind derzeit nicht für Dokumente im Bruttopreis-Modus verfügbar. Verwende für XRechnungen und ZUGFeRD-PDFs den Nettopreis-Modus.