E-Rechnungen

Cakedesk erhält Unterstützung für E-Rechnungen (XRechnung). Diese Funktion ist für Nutzer in Deutschland verfügbar.

#So erstellst du eine XRechnung mit Cakedesk

#1. XRechnungen für Kunden aktivieren

Um E-Rechnungen für einen Kunden zu erstellen, gehe zum jeweiligen Kunden und setze unten den Haken bei "XRechnungen für diesen Kunden aktivieren".

Du kannst dann eine Leitweg-ID für den Kunden hinterlegen, falls dieser in der öffentlichen Verwaltung ist.

XRechnungen für Kunden in Cakedesk erstellen

#2. Rechnung erstellen

Erstelle wie gewohnt eine Rechnung für den Kunden. Beim Speichern der Rechnung wird automatisch eine XRechnung generiert.

#3. XRechnung exportieren

Nachdem du die Rechnung abgespeichert hast, klicke mit der rechten Maustaste auf die Rechnung und wähle "XRechnung exportieren…".

Rechnung in Cakedesk als XRechnung exportieren

#Felder für XRechnungen anpassen

Unter Einstellungen > E-Rechnungen kannst du XRechnungsspezifische Felder anpassen, z.B.:

Kontoinhaber-Name (BT-85): Der Name, der in den Bankverbindungsdaten erscheint
Ansprechpartner-Name: Der Name deines Ansprechpartners
Zahlungsfrist in Tagen: Die Anzahl der Tage bis zur Fälligkeit der Zahlung
IBAN und BIC: Deine Bankverbindung

Um eine valide XRechnung erstellen zu können, solltest du sicherstellen, dass alle Pflichtfelder korrekt ausgefüllt sind.

Beim Erstellen einer Rechnung mit aktivierter XRechnung kannst du auch optionale Referenzfelder hinzufügen:

Projektnummer (BT-11): Projekt-ID und Projektname für projektbezogene Rechnungen
Vertragsnummer (BT-12): Referenz auf einen zugrundeliegenden Vertrag
Bestellnummer (BT-13): Die Bestellnummer des Käufers
Auftragsnummer (BT-14): Deine Auftragsnummer

Diese Referenzfelder werden in der XRechnung-XML mitübermittelt, werden aktuell aber nicht auf der PDF-Rechnung angezeigt.

#So überprüfst du eine XRechnung

XRechnung ist ein XML-Format, das für Menschen nicht so leicht lesbar ist. Cakedesk bietet aktuell keine Möglichkeit zur Visualisierung von XRechnungen, allerdings gibt es viele Online-Tools, die dir dabei helfen können.

Z.B. kannst du die XRechnung bei elster.de hochladen, überprüfen und visualisieren lassen.

Cakedesk arbeitet gerade an einer eigenen Funktion zur Überprüfung von XRechnungen. Eine Vorschauversion ist hier verfügbar: XRechnung validieren