E-Rechnungen
Cakedesk unterstützt das Erstellen von E-Rechnungen in den Formaten XRechnung und ZUGFeRD. Diese Funktion ist für Nutzer in Deutschland verfügbar.
#So erstellst du eine E-Rechnung mit Cakedesk
#1. E-Rechnungen für Kunden aktivieren
Um E-Rechnungen für einen Kunden zu erstellen, gehe zum jeweiligen Kunden und setze im Bereich "E-Rechnungen" den Haken bei "E-Rechnungen für diesen Kunden aktivieren".
Du kannst dann eine Leitweg-ID für den Kunden hinterlegen, falls dieser in der öffentlichen Verwaltung ist.
#2. Rechnung erstellen
Erstelle wie gewohnt eine Rechnung für den Kunden. Beim Speichern der Rechnung wird automatisch eine E-Rechnung generiert.
#3. E-Rechnung exportieren
Nachdem du die Rechnung abgespeichert hast, klicke mit der rechten Maustaste auf die Rechnung. Du hast mehrere Export-Optionen:
- PDF (E-Rechnung) öffnen: Öffnet ein ZUGFeRD-PDF mit eingebetteten XML-Daten
- PDF (E-Rechnung) exportieren: Speichert ein ZUGFeRD-PDF mit eingebetteten XML-Daten
- XRechnung exportieren: Exportiert die Rechnung als reines XRechnung-XML
#Felder für E-Rechnungen anpassen
Unter Einstellungen > E-Rechnungen kannst du E-Rechnungsspezifische Felder anpassen, z.B.:
- Ansprechpartner: Der Name deines Ansprechpartners (wird aktuell nur für E-Rechnungen verwendet)
- Telefon und Email: Deine Kontaktdaten
- Zahlungsfrist in Tagen: Die Anzahl der Tage bis zur Fälligkeit der Zahlung
- Kontoinhaber, IBAN und BIC: Deine Bankverbindung
Um eine valide E-Rechnung erstellen zu können, solltest du sicherstellen, dass alle Pflichtfelder korrekt ausgefüllt sind.
Beim Erstellen einer Rechnung mit aktivierter E-Rechnung kannst du auch optionale Referenzfelder hinzufügen:
- Projektnummer (BT-11): Projekt-ID und Projektname für projektbezogene Rechnungen
- Vertragsnummer (BT-12): Referenz auf einen zugrundeliegenden Vertrag
- Bestellnummer (BT-13): Die Bestellnummer des Käufers
- Auftragsnummer (BT-14): Deine Auftragsnummer
Diese Referenzfelder werden in der E-Rechnung mitübermittelt, werden aktuell aber nicht auf der PDF-Rechnung angezeigt.
#XRechnung vs. ZUGFeRD
Cakedesk unterstützt zwei E-Rechnungsformate:
- XRechnung: Ein reines XML-Format, das von der deutschen öffentlichen Verwaltung gefordert wird. Nutze "XRechnung exportieren", um die XML-Datei zu erhalten.
- ZUGFeRD: Ein hybrides Format, das die XML-Daten in ein normales PDF einbettet. Nutze "PDF (E-Rechnung) exportieren", um ein ZUGFeRD-PDF zu erhalten, das sowohl von Menschen als auch von Maschinen gelesen werden kann.
#XRechnung validieren
XRechnung ist ein XML-Format, das für Menschen nicht so leicht lesbar ist. Cakedesk bietet aktuell keine Möglichkeit zur Visualisierung von XRechnungen, allerdings gibt es viele Online-Tools, die dir dabei helfen können.
Z.B. kannst du die XRechnung bei elster.de hochladen, überprüfen und visualisieren lassen.
Cakedesk arbeitet gerade an einer eigenen Funktion zur Überprüfung von XRechnungen. Eine Vorschauversion ist hier verfügbar: XRechnung validieren