E-Rechnungen

Cakedesk unterstützt das Erstellen von E-Rechnungen in den Formaten XRechnung und ZUGFeRD. Diese Funktion ist für Nutzer in Deutschland verfügbar.

#So erstellst du eine E-Rechnung mit Cakedesk

#1. E-Rechnungen für Kunden aktivieren

Um E-Rechnungen für einen Kunden zu erstellen, gehe zum jeweiligen Kunden und setze im Bereich "E-Rechnungen" den Haken bei "E-Rechnungen für diesen Kunden aktivieren".

Du kannst dann eine Leitweg-ID für den Kunden hinterlegen, falls dieser in der öffentlichen Verwaltung ist.

#2. Rechnung erstellen

Erstelle wie gewohnt eine Rechnung für den Kunden. Beim Speichern der Rechnung wird automatisch eine E-Rechnung generiert.

#3. E-Rechnung exportieren

Nachdem du die Rechnung abgespeichert hast, klicke mit der rechten Maustaste auf die Rechnung. Du hast mehrere Export-Optionen:

• PDF (E-Rechnung) öffnen: Öffnet ein ZUGFeRD-PDF mit eingebetteten XML-Daten
• PDF (E-Rechnung) exportieren: Speichert ein ZUGFeRD-PDF mit eingebetteten XML-Daten
• XRechnung exportieren: Exportiert die Rechnung als reines XRechnung-XML

#Felder für E-Rechnungen anpassen

Unter Einstellungen > E-Rechnungen kannst du E-Rechnungsspezifische Felder anpassen, z.B.:

• Ansprechpartner: Der Name deines Ansprechpartners (wird aktuell nur für E-Rechnungen verwendet)
• Telefon und Email: Deine Kontaktdaten
• Zahlungsfrist in Tagen: Die Anzahl der Tage bis zur Fälligkeit der Zahlung
• Kontoinhaber, IBAN und BIC: Deine Bankverbindung

Um eine valide E-Rechnung erstellen zu können, solltest du sicherstellen, dass alle Pflichtfelder korrekt ausgefüllt sind.

Beim Erstellen einer Rechnung mit aktivierter E-Rechnung kannst du auch optionale Referenzfelder hinzufügen:

• Projektnummer (BT-11): Projekt-ID und Projektname für projektbezogene Rechnungen
• Vertragsnummer (BT-12): Referenz auf einen zugrundeliegenden Vertrag
• Bestellnummer (BT-13): Die Bestellnummer des Käufers
• Auftragsnummer (BT-14): Deine Auftragsnummer

Diese Referenzfelder werden in der E-Rechnung mitübermittelt, werden aktuell aber nicht auf der PDF-Rechnung angezeigt.

#Stornierungen als E-Rechnungen

Cakedesk kann auch Stornorechnungen und Stornogutschriften als E-Rechnungen exportieren. In XRechnung verwenden Stornierungsbelege den Stornotyp und enthalten einen Verweis auf das Dokument, das sie stornieren.

#XRechnung vs. ZUGFeRD

Cakedesk unterstützt zwei E-Rechnungsformate:

• XRechnung: Ein reines XML-Format, das von der deutschen öffentlichen Verwaltung gefordert wird. Nutze "XRechnung exportieren", um die XML-Datei zu erhalten.
• ZUGFeRD: Ein hybrides Format, das die XML-Daten in ein normales PDF einbettet. Nutze "PDF (E-Rechnung) exportieren", um ein ZUGFeRD-PDF zu erhalten, das sowohl von Menschen als auch von Maschinen gelesen werden kann.

#Einschränkung: Bruttopreise

Da E-Rechnungen (XRechnung/ZUGFeRD) Nettopreise erwarten, sind sie derzeit nicht für Rechnungen verfügbar, die Bruttopreise verwenden. Wenn eine Rechnung den Brutto-Preismodus verwendet, generiert Cakedesk keine E-Rechnung dafür. Um E-Rechnungen zu erstellen, verwende Nettopreise. Im Online-Rechnungsgenerator ist die E-Rechnungsoption deaktiviert, solange Bruttopreise ausgewählt sind.

#XRechnung validieren

XRechnung ist ein XML-Format, das für Menschen nicht so leicht lesbar ist. Es gibt viele Online-Tools, die dir beim Prüfen und Visualisieren der XML-Datei helfen können.

Z.B. kannst du die XRechnung bei elster.de hochladen, überprüfen und visualisieren lassen.

Cakedesk bietet außerdem einen Validator an: XRechnung validieren

#E-Rechnungen kostenlos online erstellen

Du kannst XRechnungen und ZUGFeRD-Rechnungen auch direkt im Browser erstellen mit dem kostenlosen Online-Rechnungsgenerator. Aktiviere im Formular "E-Rechnung erstellen", fülle die erforderlichen E-Rechnungsfelder aus und lade anschließend entweder das ZUGFeRD-PDF oder die XRechnung-XML herunter.