E-Mails
In Cakedesk kannst du Rechnungen, Gutschriften, Stornierungen und Angebote per E-Mail an deine Kunden senden (verfügbar seit Version 1.19.0).
#Rechnungen und Angebote per E-Mail senden
Um eine Rechnung, Gutschrift, Stornierung oder ein Angebot per E-Mail zu senden, klick einfach auf den Button "Senden…" neben dem Dokument:
Dadurch öffnet sich ein Dialog, in dem du die E-Mail anpassen kannst, bevor sie gesendet wird.
#Dateien an eine E-Mail anhängen
Ab Cakedesk Version 1.37.0 kannst du beim Versand von Rechnungen,
Gutschriften, Stornierungen und Angeboten zusätzliche Dateien anhängen.
Klicke unten im Versanddialog auf "Datei" und wähle eine oder mehrere Dateien aus. Du kannst Dateien auch per Drag & Drop auf den Dialog ziehen.
Für die vollständige E-Mail einschließlich der automatisch von Cakedesk hinzugefügten Dokumentdateien gelten folgende Grenzen:
- Bis zu 5 Anhänge
- Bis zu 5 MB pro Anhang
- Bis zu 9 MB für alle Anhänge zusammen
#Standard-E-Mails ändern
Du kannst die Standard-E-Mail-Vorlagen für Rechnungen, Gutschriften, Stornierungen und Angebote anpassen. Gehe dazu zu Einstellungen > E-Mails.
#Variablen
Die E-Mail-Vorlagen unterstützen Variablen, die beim Versenden der E-Mail durch die tatsächlichen Werte ersetzt werden.
Folgende Variablen sind verfügbar:
#Kunde
client.name | Der Name des Kunden |
client.firstName | Vorname des Kunden (oder des Ansprechpartners des Kunden) |
client.lastName | Nachname des Kunden (oder des Ansprechpartners des Kunden) |
#Rechnung / Angebot
document.id | Die Rechnungs- oder Angebots-ID |
document.title | Der Titel des Angebots (nur für Angebote verfügbar) |
document.total | Der Gesamtbetrag der Rechnung oder des Angebots (formatiert) |
document.date | Das Datum der Rechnung oder des Angebots (formatiert) |
#Storniertes Dokument
Diese Variablen werden für Stornierungs-E-Mails gefüllt. Für andere Dokumente sind sie leer.
canceledDocument.id | Die Rechnungs- oder Gutschriftnummer des stornierten Dokuments |
canceledDocument.total | Der Gesamtbetrag des stornierten Dokuments (formatiert) |
canceledDocument.date | Das Datum des stornierten Dokuments (formatiert) |
#Unternehmen
companySettings.name | Dein Firmenname |
companySettings.vatId | Deine USt-ID |
companySettings.taxId | Deine Steuernummer (nur verfügbar für deutsche Nutzer) |
companySettings.phone | Deine Telefonnummer |
companySettings.email | Deine E-Mail-Adresse |
companySettings.website | Deine Website-URL |
companySettings.accountHolderName | Dein Kontoinhaber-Name |
companySettings.iban | Deine IBAN |
companySettings.bic | Dein BIC |
#E-Mail-Verifizierung
Um Spam zu verhindern, musst du deine E-Mail-Adresse verifizieren, bevor du E-Mails senden kannst. Du wirst dazu aufgefordert, wenn du das erste Mal versuchst, eine E-Mail zu senden oder nachdem du deine E-Mail-Adresse in den Einstellungen geändert hast.
