XRechnung vs. ZUGFeRD: Was ist der Unterschied?
XRechnung und ZUGFeRD sind zwei Formate für E-Rechnungen. Beide enthalten strukturierte Rechnungsdaten, die maschinell gelesen und verarbeitet werden können.
Der wichtigste Unterschied liegt in der Ausgabe: XRechnung ist eine reine XML-Datei, ZUGFeRD ist ein PDF mit eingebetteten XML-Daten.
#Die wichtigsten Unterschiede auf einen Blick
| Format | Geeignet für | Ausgabe |
|---|---|---|
| XRechnung | Deutsche öffentliche Verwaltung und Auftraggeber, die explizit XRechnung verlangen | Reine XML-Datei |
| ZUGFeRD | Viele Geschäftskunden, die eine lesbare PDF-Rechnung mit E-Rechnungsdaten akzeptieren | PDF mit eingebettetem XML |
#Was ist XML?
XML ist eine Auszeichnungssprache (ähnlich wie HTML). Wenn du eine XML-Datei auf deinem Computer öffnest, siehst du strukturierten Code, der ungefähr so aussieht:
<rsm:ExchangedDocument>
<ram:ID>RN260617005</ram:ID>
<ram:TypeCode>380</ram:TypeCode>
<ram:IssueDateTime>
<udt:DateTimeString format="102">20260617</udt:DateTimeString>
</ram:IssueDateTime>
</rsm:ExchangedDocument>
👇 XRechnung-Beispieldatei (XML) herunterladen
XML-Dateien (und damit XRechnungen) sind also nicht sehr einfach zu lesen, wenn du sie direkt öffnest.
Die ZUGFeRD-Rechnung hingegen sieht aus wie eine normale PDF-Rechnung und bündelt eine XML-Datei in der PDF (ähnlich wie ein Dateianhang einer E-Mail).
#Wie erkenne ich eine ZUGFeRD-Rechnung?
Wenn du eine ZUGFeRD-Rechnung mit Adobe Acrobat öffnest, kannst du schnell prüfen, ob sie eine eingebettete XML-Datei enthält:
Um sicher zu gehen, dass eine PDF eine valide ZUGFeRD-Rechnung ist, solltest du sie mit einem ZUGFeRD-Validator überprüfen, z.B. auf elster.de.
👇 ZUGFeRD-Beispieldatei (PDF) herunterladen
#Wann sollte ich XRechnung verwenden?
Verwende XRechnung, wenn:
- Dein Kunde eine Behörde oder öffentliche Einrichtung ist
- XRechnung ausdrücklich gefordert wird
- Dir eine Leitweg-ID oder ein Upload-Portal für XRechnungen genannt wurde
- Dein Kunde eine reine XML-Datei erwartet
XRechnung ist vor allem dann sinnvoll, wenn der Empfänger einen klar definierten digitalen Einreichungsweg vorgibt. Das kann zum Beispiel ein Portal, eine Leitweg-ID oder eine konkrete Vorgabe in der Bestellung sein.
#Wann sollte ich ZUGFeRD verwenden?
Verwende ZUGFeRD, wenn:
- Dein Kunde ein privates Unternehmen ist
- Eine PDF-Rechnung mit eingebetteten E-Rechnungsdaten ausreicht
- Der Empfänger die Rechnung auch ohne spezielle XML-Anzeige lesen können soll
- Du eine Rechnung versenden möchtest, die gleichzeitig visuell lesbar und maschinenlesbar ist
ZUGFeRD ist besonders praktisch, wenn du weiterhin eine normale PDF-Rechnung verschicken möchtest. Die strukturierten XML-Daten sind im PDF eingebettet und können von kompatibler Buchhaltungssoftware automatisch ausgelesen werden.
#Wie erstelle ich eine XRechnung oder ZUGFeRD-Rechnung?
Es gibt viele Tools, mit denen du XRechnungen und ZUGFeRD-Rechnungen erstellen kannst.
Mit Cakedesk kannst du beide Formate einfach generieren. Entweder mit der Desktop-App oder online.
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