ZUGFeRD-Rechnungen kostenlos erstellen
ZUGFeRD ist das führende Format für E-Rechnungen in Deutschland und kombiniert ein menschenlesbares PDF mit maschinenlesbaren XML-Daten. Mit Cakedesk kannst du deine ersten 3 ZUGFeRD-Rechnungen kostenlos erstellen.
#Was ist ZUGFeRD?
ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist ein hybrides Rechnungsformat, das strukturierte XML-Daten in ein PDF/A-3-Dokument einbettet. Das bedeutet:
- Für Menschen: Die Rechnung sieht aus wie ein normales PDF, das du lesen, drucken und archivieren kannst
- Für Maschinen: Die eingebetteten XML-Daten können automatisch von Buchhaltungssoftware verarbeitet werden
ZUGFeRD basiert auf dem europäischen Standard EN 16931 und ist vollständig kompatibel mit Factur-X (dem französischen Äquivalent). Seit Januar 2025 ist die E-Rechnung für B2B-Transaktionen in Deutschland verpflichtend, was ZUGFeRD wichtiger denn je macht.
#Warum ZUGFeRD wählen?
| Vorteil | Beschreibung |
|---|---|
| Universelle Kompatibilität | Funktioniert als normales PDF für Empfänger ohne E-Rechnungssoftware |
| Automatische Verarbeitung | Kann von Buchhaltungssystemen gelesen und importiert werden |
| Gesetzeskonformität | Erfüllt die deutschen E-Rechnungsanforderungen |
| Langzeitarchivierung | PDF/A-3-Format stellt sicher, dass Dokumente jahrzehntelang lesbar bleiben |
#So erstellst du ZUGFeRD-Rechnungen mit Cakedesk
#1. E-Rechnungs-Einstellungen konfigurieren
Bevor du deine erste ZUGFeRD-Rechnung erstellst, konfiguriere deine E-Rechnungs-Einstellungen unter Einstellungen > E-Rechnungen:
- Name der Kontaktperson: Dein Name oder der Ansprechpartner deines Unternehmens
- Telefon und E-Mail: Kontaktdaten, die in den E-Rechnungsdaten erscheinen
- Zahlungsziel (Tage): Standard-Zahlungsfrist (z.B. 14 oder 30 Tage)
- Bankdaten: Kontoinhaber, IBAN und BIC für Zahlungsinformationen
#2. E-Rechnungen für deinen Kunden aktivieren
Gehe zum gewünschten Kunden und aktiviere die E-Rechnung:
- Öffne die Kundendetails
- Scrolle zum Abschnitt „E-Rechnungen"
- Aktiviere das Kontrollkästchen „E-Rechnungen für diesen Kunden aktivieren"
- Optional: Gib eine Leitweg-ID ein, falls dein Kunde in der öffentlichen Verwaltung ist
#3. Rechnung erstellen
Erstelle wie gewohnt eine Rechnung für diesen Kunden. Wenn E-Rechnungen für den Kunden aktiviert sind, wirst du Folgendes bemerken:
- Das Feld Lieferdatum ist jetzt erforderlich (Pflichtfeld für E-Rechnungen)
- Ein Abschnitt E-Rechnungs-Referenzen mit optionalen Feldern erscheint
Für komplexere Rechnungsszenarien kannst du Referenzfelder hinzufügen:
- Projektreferenz (BT-11): Verknüpfe die Rechnung mit einem bestimmten Projekt
- Vertragsreferenz (BT-12): Verweis auf einen zugrunde liegenden Vertrag
- Bestellnummer des Käufers (BT-13): Die Bestellnummer des Kunden
- Deine Auftragsnummer (BT-14): Deine eigene Auftragsnummer
Diese Felder werden in die XML-Daten aufgenommen, erscheinen aber nicht auf dem sichtbaren PDF.
#4. ZUGFeRD-Rechnung exportieren
Nach dem Speichern deiner Rechnung klicke mit der rechten Maustaste darauf, um die Exportoptionen aufzurufen:
- PDF öffnen (E-Rechnung): Öffnet das ZUGFeRD-PDF direkt
- PDF exportieren (E-Rechnung): Speichert das ZUGFeRD-PDF auf deinem Computer
Das war's! Dein exportiertes PDF enthält jetzt die eingebetteten XML-Daten, die es zu einer gültigen ZUGFeRD-Rechnung machen.
#ZUGFeRD vs. XRechnung: Welches Format solltest du verwenden?
Cakedesk unterstützt sowohl ZUGFeRD als auch XRechnung. Hier erfährst du, wann du welches Format verwenden solltest:
| Format | Geeignet für | Ausgabe |
|---|---|---|
| ZUGFeRD | Die meisten Geschäftskunden (B2B) | PDF mit eingebettetem XML |
| XRechnung | Deutsche öffentliche Verwaltung (B2G) | Reine XML-Datei |
Verwende ZUGFeRD, wenn:
- Dein Kunde ein privates Unternehmen ist
- Du eine ansprechende Rechnung möchtest, die auch automatisch verarbeitet werden kann
- Dein Kunde nicht ausdrücklich XRechnung verlangt
Verwende XRechnung, wenn:
- Dein Kunde eine Behörde oder öffentliche Einrichtung ist
- XRechnung explizit gefordert wird
- Eine Leitweg-ID angegeben wurde
#Erforderliche Informationen für gültige ZUGFeRD-Rechnungen
Um eine konforme ZUGFeRD-Rechnung zu erstellen, stelle sicher, dass du folgende Daten ausgefüllt hast:
#Deine Unternehmensdaten
- Firmenname und vollständige Adresse
- USt-ID oder Steuernummer
- Ansprechpartner, Telefon und E-Mail
- Bankverbindung (IBAN, optional BIC)
#Kundendaten
- Kundenname und vollständige Adresse
- USt-ID (für EU-Geschäftskunden)
#Rechnungsdetails
- Rechnungsnummer und -datum
- Lieferdatum (wann die Leistung erbracht wurde)
- Zahlungsziel
- Rechnungspositionen mit Mengen, Preisen und Steuersätzen
#ZUGFeRD-Rechnung validieren
Möchtest du sicherstellen, dass deine ZUGFeRD-Rechnung gültig ist? Du kannst sie mit Online-Tools überprüfen:
- Öffne dein exportiertes ZUGFeRD-PDF
- Lade es bei einem Validator wie elster.de hoch
- Der Validator extrahiert und prüft die eingebetteten XML-Daten
#3 kostenlose ZUGFeRD-Rechnungen inklusive
Cakedesk bietet eine kostenlose Testversion, mit der du alle Funktionen testen kannst, einschließlich ZUGFeRD-E-Rechnungen. Die Testversion ist begrenzt auf:
- 3 Kunden
- 3 Rechnungen
- 3 Angebote
Das reicht aus, um die E-Rechnungsfunktion vollständig zu testen und sicherzustellen, dass Cakedesk für dein Unternehmen funktioniert. Sobald du bereit bist, Cakedesk für alle deine Rechnungen zu nutzen, kannst du einen Lizenzschlüssel für eine einmalige Zahlung erwerben und damit unbegrenzt viele Kunden, Rechnungen und Angebote erstellen.
#Jetzt ZUGFeRD-Rechnungen erstellen
Mit Cakedesk ist das Erstellen professioneller ZUGFeRD-Rechnungen einfach. Lade Cakedesk herunter und beginne in wenigen Minuten, konforme E-Rechnungen zu versenden – ganz ohne Registrierung.