ZUGFeRD-Rechnungen kostenlos erstellen (2026)
ZUGFeRD ist das führende Format für E-Rechnungen in Deutschland und kombiniert ein menschenlesbares PDF mit maschinenlesbaren XML-Daten. Du kannst ZUGFeRD-Rechnungen direkt im Browser erstellen oder mit Cakedesk dauerhaft in deinen Rechnungsworkflow integrieren.
#Möglichkeit 1: ZUGFeRD-Rechnung online erstellen
Wenn du schnell eine ZUGFeRD-Rechnung brauchst, kannst du den kostenlosen Online-Rechnungsgenerator verwenden. Aktiviere dort E-Rechnung erstellen, fülle die Rechnungsdaten aus und lade anschließend das ZUGFeRD-PDF herunter.
Die Browser-Variante eignet sich besonders, wenn du ohne Installation starten möchtest oder nur gelegentlich eine ZUGFeRD-Rechnung erstellen musst.
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#Möglichkeit 2: ZUGFeRD-Rechnungen mit Cakedesk erstellen
Wenn du mehrere (ZUGFeRD-)Rechnungen pro Monat erstellst, lohnt sich die Installation von Cakedesk. Cakedesk ist eine Desktop-App für Windows und macOS, mit der du deine Rechnungen lokal auf deinem Computer verwalten kannst.
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#1. E-Rechnungs-Einstellungen konfigurieren
Bevor du deine erste ZUGFeRD-Rechnung erstellst, konfiguriere deine E-Rechnungs-Einstellungen unter Einstellungen > E-Rechnungen:
- Name der Kontaktperson: Dein Name oder der Ansprechpartner deines Unternehmens
- Telefon und E-Mail: Kontaktdaten, die in den E-Rechnungsdaten erscheinen
- Zahlungsziel (Tage): Standard-Zahlungsfrist (z.B. 14 oder 30 Tage)
- Bankdaten: Kontoinhaber, IBAN und BIC für Zahlungsinformationen
#2. E-Rechnungen für deinen Kunden aktivieren
Gehe zum gewünschten Kunden und aktiviere die E-Rechnung:
- Öffne die Kundendetails
- Scrolle zum Abschnitt „E-Rechnungen"
- Aktiviere das Kontrollkästchen „E-Rechnungen für diesen Kunden aktivieren"
- Optional: Gib eine Leitweg-ID ein, falls dein Kunde in der öffentlichen Verwaltung ist
#3. Rechnung erstellen
Erstelle wie gewohnt eine Rechnung für diesen Kunden. Wenn E-Rechnungen für den Kunden aktiviert sind, wirst du Folgendes bemerken:
- Das Feld Lieferdatum ist jetzt erforderlich (Pflichtfeld für E-Rechnungen)
- Ein Abschnitt E-Rechnungs-Referenzen mit optionalen Feldern erscheint
Für komplexere Rechnungsszenarien kannst du Referenzfelder hinzufügen:
- Projektreferenz (BT-11): Verknüpfe die Rechnung mit einem bestimmten Projekt
- Vertragsreferenz (BT-12): Verweis auf einen zugrunde liegenden Vertrag
- Bestellnummer des Käufers (BT-13): Die Bestellnummer des Kunden
- Deine Auftragsnummer (BT-14): Deine eigene Auftragsnummer
Diese Felder werden in die XML-Daten aufgenommen, erscheinen aber nicht auf dem sichtbaren PDF.
#4. ZUGFeRD-Rechnung exportieren
Nach dem Speichern deiner Rechnung klicke mit der rechten Maustaste darauf, um die Exportoptionen aufzurufen:
- PDF öffnen (E-Rechnung): Öffnet das ZUGFeRD-PDF direkt
- PDF exportieren (E-Rechnung): Speichert das ZUGFeRD-PDF auf deinem Computer
Das war's! Dein exportiertes PDF enthält jetzt die eingebetteten XML-Daten, die es zu einer gültigen ZUGFeRD-Rechnung machen.
#Wie erkenne ich eine ZUGFeRD-Rechnung?
Wenn du eine ZUGFeRD-Rechnung mit Adobe Acrobat öffnest, kannst du prüfen, ob die PDF eine eingebettete XML-Datei enthält. Öffne dazu den Bereich für Anhänge. Dort erscheint bei ZUGFeRD- oder Factur-X-Rechnungen häufig eine Datei wie factur-x.xml.
Wichtig: Der sichtbare PDF-Inhalt allein beweist noch nicht, dass die Datei valide ist. Wenn du sicher sein möchtest, lade die Rechnung bei einem Validator hoch, z.B. auf elster.de.
#ZUGFeRD-Beispieldatei herunterladen
Wenn du dir eine ZUGFeRD-Rechnung ansehen möchtest, kannst du diese Beispieldatei herunterladen:
👇 ZUGFeRD-Beispieldatei herunterladen
#ZUGFeRD oder XRechnung?
Wenn du unsicher bist, welches E-Rechnungsformat dein Kunde erwartet, findest du hier den Vergleich: XRechnung vs. ZUGFeRD.
#ZUGFeRD-Rechnung validieren
Möchtest du sicherstellen, dass deine ZUGFeRD-Rechnung gültig ist? Du kannst sie mit Online-Tools überprüfen:
- Öffne dein exportiertes ZUGFeRD-PDF
- Lade es bei einem Validator wie elster.de hoch
- Der Validator extrahiert und prüft die eingebetteten XML-Daten
#Jetzt ZUGFeRD-Rechnungen erstellen
Mit Cakedesk ist das Erstellen professioneller ZUGFeRD-Rechnungen einfach. Lade Cakedesk herunter und beginne in wenigen Minuten, konforme E-Rechnungen zu versenden – ganz ohne Registrierung.