Cakedesk
Eine Rechnung mit hervorgehobenen Pflichtangaben

14. August 2026

Pflichtangaben auf Rechnungen: Checkliste 2026

Eine normale Rechnung über mehr als 250 € muss in Deutschland grundsätzlich Namen und Anschriften, Steuernummer oder USt-IdNr., Ausstellungsdatum, Rechnungsnummer, Leistungsbeschreibung und Leistungsdatum sowie die korrekten Entgelt- und Umsatzsteuerangaben enthalten. Für Kleinbetragsrechnungen und Rechnungen von Kleinunternehmern gelten eigene, kürzere Mindestlisten.

Dieser Artikel gibt einen allgemeinen Überblick über die umsatzsteuerlichen Pflichtangaben und ersetzt keine Steuerberatung für deinen Einzelfall.

#Checkliste: Was muss auf einer Rechnung stehen?

Die allgemeine Liste ergibt sich aus § 14 Abs. 4 UStG. Für eine Standardrechnung brauchst du grundsätzlich:

  1. Vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmens
  2. Vollständiger Name und vollständige Anschrift des Kunden
  3. Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmens – eine der beiden Angaben genügt nach § 14 Abs. 4 UStG
  4. Ausstellungsdatum der Rechnung
  5. Fortlaufende, einmalig vergebene Rechnungsnummer
  6. Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Waren oder Umfang und Art der erbrachten Dienstleistung
  7. Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung; nach § 31 Abs. 4 UStDV reicht dafür der Kalendermonat
  8. Entgelt ohne Umsatzsteuer, aufgeschlüsselt nach Steuersätzen und Steuerbefreiungen, sowie im Voraus vereinbarte Minderungen, sofern sie nicht bereits berücksichtigt sind
  9. Angewendeter Steuersatz und Umsatzsteuerbetrag oder bei einer Steuerbefreiung ein eindeutiger Hinweis auf die Befreiung
  10. Zusätzliche Pflichtvermerke, wenn der konkrete Fall sie verlangt – zum Beispiel „Gutschrift“, wenn der Leistungsempfänger wie vereinbart abrechnet

Bei bestimmten Leistungen an Privatpersonen im Zusammenhang mit einem Grundstück muss die Rechnung außerdem auf deren zweijährige Aufbewahrungspflicht hinweisen. Für Reverse-Charge-Umsätze, innergemeinschaftliche Leistungen, Reiseleistungen und die Differenzbesteuerung können weitere Angaben nach § 14a UStG erforderlich sein. Wenn dein Fall über eine gewöhnliche inländische Rechnung hinausgeht, solltest du die konkreten Anforderungen steuerlich prüfen lassen.

#Was ist keine allgemeine Pflichtangabe?

Bankverbindung, Zahlungsziel, Kundennummer, E-Mail-Adresse und Unterschrift gehören nicht zur allgemeinen Pflichtliste in § 14 Abs. 4 UStG. In der Praxis sind insbesondere Bankverbindung und Zahlungsziel trotzdem sinnvoll, damit dein Kunde weiß, wann und wohin er zahlen soll.

Je nach Rechtsform, Branche oder Vertrag können außerhalb des Umsatzsteuerrechts weitere Angaben nötig sein. Die Checkliste hier deckt deshalb nicht jeden Sonderfall ab.

#Pflichtangaben bei Kleinbetragsrechnungen bis 250 €

Für eine Rechnung mit einem Gesamtbetrag von höchstens 250 € einschließlich Umsatzsteuer genügen nach § 33 UStDV grundsätzlich:

  • Vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmens
  • Ausstellungsdatum
  • Menge und Art der gelieferten Waren oder Umfang und Art der Leistung
  • Gesamtbetrag einschließlich Steuer sowie Steuersatz oder ein Hinweis auf die Steuerbefreiung

Name und Anschrift des Kunden, Steuernummer oder USt-IdNr., Rechnungsnummer und Leistungsdatum stehen nicht in dieser verkürzten Pflichtliste. Die Vereinfachung gilt allerdings nicht für alle grenzüberschreitenden oder Reverse-Charge-Fälle.

#Pflichtangaben für Kleinunternehmer

Für Umsätze, die nach § 19 Abs. 1 UStG steuerfrei sind, gilt seit 2025 die besondere Mindestliste aus § 34a UStDV:

  • Vollständiger Name und vollständige Anschrift von dir und deinem Kunden
  • Deine Steuernummer, USt-IdNr. oder Kleinunternehmer-Identifikationsnummer
  • Ausstellungsdatum
  • Menge und Art der Waren oder Umfang und Art der Leistung
  • Gesamtbetrag mit einem Hinweis auf die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer nach § 19 UStG
  • Gegebenenfalls die Angabe „Gutschrift“

Du weist dabei keinen Umsatzsteuerbetrag aus. Ein passender Hinweis ist zum Beispiel: „Steuerfrei nach § 19 UStG (Kleinunternehmerregelung).“

Rechnungsnummer und Leistungsdatum gehören nicht zur Mindestliste in § 34a UStDV, sind für eine nachvollziehbare Ablage aber weiterhin empfehlenswert. Eine ausführliche Anleitung findest du im Artikel Kleinunternehmer-Rechnung schreiben. Wenn du regelmäßig Rechnungen, Kunden und Angebote verwalten möchtest, hilft dir ein Rechnungsprogramm für Kleinunternehmer bei einem einheitlichen Ablauf.

#Was gilt 2026 für E-Rechnungen?

Eine E-Rechnung muss dieselben umsatzsteuerlichen Pflichtangaben enthalten wie eine Papierrechnung. Seit 2025 gilt eine einfache PDF-Datei nicht mehr als E-Rechnung: Die Daten müssen in einem strukturierten, elektronisch verarbeitbaren Format vorliegen. Übliche geeignete Formate sind XRechnung und bestimmte ZUGFeRD-Profile.

Für inländische B2B-Umsätze gelten derzeit Übergangsfristen. Bis zum 31. Dezember 2026 dürfen alle Rechnungsaussteller noch eine sonstige Rechnung verwenden. Bei einem Vorjahresumsatz von höchstens 800.000 € läuft die Übergangsfrist bis zum 31. Dezember 2027. Kleinunternehmer sind von der Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung ausgenommen, müssen E-Rechnungen aber empfangen können.

Die Details und Ausnahmen erklärt das Bundesfinanzministerium in seinen E-Rechnungs-FAQ. Wie du mit Cakedesk XRechnungen und ZUGFeRD-Rechnungen erstellst, erfährst du auf der Seite zu E-Rechnungen.

#Fehlerhafte Rechnung berichtigen

Fehlt eine Pflichtangabe oder ist eine Angabe falsch, kann die Rechnung nach § 31 Abs. 5 UStDV berichtigt werden. Das Berichtigungsdokument muss sich eindeutig und spezifisch auf die ursprüngliche Rechnung beziehen; nur die fehlenden oder falschen Angaben müssen ergänzt beziehungsweise korrigiert werden.

Besteht bereits eine Pflicht zur E-Rechnung, muss grundsätzlich auch die Berichtigung als E-Rechnung erfolgen. Während der Übergangsfristen kann eine Berichtigung nach den Hinweisen des Bundesfinanzministeriums noch als sonstige Rechnung zulässig sein.

#Wie lange müssen Rechnungen aufbewahrt werden?

Unternehmer müssen ausgestellte und empfangene Rechnungen nach § 14b UStG grundsätzlich acht Jahre aufbewahren. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde.

Bei E-Rechnungen muss mindestens der strukturierte Teil unversehrt in seiner ursprünglichen Form erhalten bleiben. Eine aus der XML-Datei erzeugte Ansicht oder ein zusätzliches PDF ersetzt die strukturierte Originaldatei daher nicht.

#Pflichtangaben mit Cakedesk vorbereiten

Wenn du regelmäßig Rechnungen schreibst, musst du wiederkehrende Angaben nicht jedes Mal neu eintippen. In Cakedesk kannst du Unternehmens- und Kundendaten, Leistungen, Steuersätze, Nummernformate und Standardtexte speichern und daraus einheitliche Rechnungen als PDF, XRechnung oder ZUGFeRD erstellen.

Cakedesk nimmt dir die steuerliche Einordnung deines Einzelfalls nicht ab. Prüfe vor dem Versand insbesondere Anschriften, Leistungsbeschreibung, Leistungsdatum, Steuerbehandlung und Pflichtvermerke.

#Häufige Fragen zu Rechnungspflichtangaben

#Muss jede Rechnung eine Rechnungsnummer haben?

Eine Standardrechnung nach § 14 Abs. 4 UStG braucht eine fortlaufende, einmalig vergebene Rechnungsnummer. In den verkürzten Mindestlisten für Kleinbetragsrechnungen bis 250 € und Kleinunternehmer-Rechnungen ist sie nicht aufgeführt. Für die eigene Nachvollziehbarkeit bleibt eine eindeutige Nummer trotzdem sinnvoll.

#Muss die Steuernummer auf die Rechnung?

Bei einer Standardrechnung musst du entweder deine Steuernummer oder deine USt-IdNr. angeben. Für Kleinunternehmer kommt nach § 34a UStDV zusätzlich die Kleinunternehmer-Identifikationsnummer als Alternative infrage. Bei einer Kleinbetragsrechnung bis 250 € gehört keine dieser Nummern zur verkürzten Mindestliste.

#Was schreibe ich, wenn Leistungsdatum und Rechnungsdatum gleich sind?

Bei einer Standardrechnung muss der Leistungszeitpunkt erkennbar sein. Du kannst zum Beispiel „Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum“ angeben. Alternativ genügt nach § 31 Abs. 4 UStDV der Kalendermonat, in dem du die Leistung erbracht hast.

#Ist ein Zahlungsziel auf der Rechnung Pflicht?

Nein, § 14 Abs. 4 UStG verlangt kein Zahlungsziel. Ein konkretes Fälligkeitsdatum oder eine eindeutige Zahlungsfrist vermeidet aber Rückfragen und erleichtert deinen Kunden die pünktliche Zahlung.

#Muss eine Rechnung unterschrieben sein?

Eine Unterschrift gehört nicht zu den allgemeinen umsatzsteuerlichen Pflichtangaben. Für bestimmte Verträge, Branchen oder Nachweise können dennoch besondere Formvorgaben gelten.

#Offizielle Quellen