Kleinunternehmer-Rechnung schreiben: Pflichtangaben & Vorlagen
Auch als Kleinunternehmer musst du nachvollziehbare Rechnungen ausstellen und die für dich geltenden Angaben beachten. In diesem Artikel erfährst du, welche Umsatzgrenzen seit 2025 gelten, welche Angaben eine Kleinunternehmer-Rechnung mindestens enthalten muss und wie dich Cakedesk bei der Rechnungserstellung unterstützt.
Stand: August 2026. Dieser Artikel bietet einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine Steuerberatung für deinen Einzelfall.
#Die Bedeutung einer korrekten Rechnung
Eine korrekt ausgestellte Rechnung ist mehr als nur eine Zahlungsaufforderung an deine Kunden. Sie dient gleichzeitig als wichtiger Nachweis für steuerliche Zwecke und sollte daher alle notwendigen Angaben enthalten. Für Kleinunternehmer ist es besonders wichtig, dass ihre Rechnungen den rechtlichen Anforderungen entsprechen, um mögliche Probleme mit dem Finanzamt zu vermeiden.
#Anforderungen an Rechnungen für Kleinunternehmer
Für Umsätze, die nach § 19 Abs. 1 UStG steuerfrei sind, nennt § 34a UStDV folgende Mindestangaben:
- Vollständiger Name und vollständige Anschrift von dir und deinem Kunden
- Deine Steuernummer, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder Kleinunternehmer-Identifikationsnummer
- Ausstellungsdatum der Rechnung
- Menge und Art der gelieferten Waren oder Umfang und Art der erbrachten Leistung
- Gesamtbetrag mit einem eindeutigen Hinweis auf die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer nach § 19 UStG
- Die Angabe „Gutschrift“, falls der Leistungsempfänger die Rechnung als vereinbarte Gutschrift ausstellt
Eine bestimmte Reihenfolge schreibt § 34a UStDV nicht vor. Eine eindeutige Rechnungsnummer, ein Liefer- oder Leistungsdatum, Zahlungsziel und Bankverbindung sind für Kleinunternehmer-Rechnungen zwar nicht Teil dieser Mindestliste, in der Praxis aber meist sinnvoll. Sie machen Rechnungen leichter nachvollziehbar und helfen dir bei deiner eigenen Organisation.
#Die Kleinunternehmerregelung in Deutschland
Seit dem 1. Januar 2025 gilt die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG, wenn dein tatsächlicher Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr 25.000 € nicht überschritten hat und im laufenden Kalenderjahr 100.000 € nicht überschreitet. Voraussetzung ist außerdem, dass du nicht auf die Anwendung der Kleinunternehmerregelung verzichtet hast.
Die Grenze von 100.000 € ist eine harte Grenze: Bereits der Umsatz, mit dem du sie im laufenden Jahr überschreitest, ist nicht mehr nach § 19 Abs. 1 UStG steuerfrei. Wenn du dein Unternehmen im laufenden Jahr neu gründest, ist für dieses Jahr die Grenze von 25.000 € maßgeblich. Behalte deine Umsätze daher im Blick und lass dich bei einem bevorstehenden Wechsel zur Regelbesteuerung steuerlich beraten.
Solange du die Kleinunternehmerregelung anwendest, weist du auf deinen Rechnungen keine Umsatzsteuer aus. Stattdessen muss die Rechnung auf die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer hinweisen.
#Formulierungsbeispiele Rechnung für Kleinunternehmer
Eine kurze und eindeutige Formulierung ist zum Beispiel:
„Steuerfrei nach § 19 UStG (Kleinunternehmerregelung).“
Alternativ kannst du schreiben:
„Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“
Entscheidend ist, dass der Hinweis die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer eindeutig bezeichnet.
#Möglichkeiten, als Kleinunternehmer Rechnungen zu schreiben
Als Kleinunternehmer gibt es verschiedene Möglichkeiten, um Rechnungen zu schreiben und den Zahlungsverkehr mit Kunden und Auftraggebern zu organisieren. Hier sind einige Optionen im Überblick:
#Möglichkeit 1: Manuelle Erstellung von Rechnungen
Die manuelle Erstellung eignet sich vor allem, wenn du nur wenige Rechnungen schreibst. Wenn du Rechnungen mit einem Office-Programm wie Word oder Excel erstellst, musst du Namen, Anschriften, Leistungsbeschreibung, Ausstellungsdatum, Gesamtbetrag und den Hinweis nach § 19 UStG selbst eintragen und prüfen. Für deine eigene Organisation kannst du zusätzlich eine eindeutige Rechnungsnummer und das Leistungsdatum verwenden. Diese Methode ist kostengünstig, aber zeitaufwendig und fehleranfälliger als ein geführtes Formular.
#Möglichkeit 2: Rechnungsprogramme
Ein Rechnungsprogramm kann wiederkehrende Angaben speichern, Rechnungsnummern vergeben, Beträge berechnen und einheitliche PDF-Rechnungen erzeugen. Welche Funktionen enthalten sind, unterscheidet sich je nach Programm. Du bleibst daher dafür verantwortlich, deinen Steuerstatus und die konkreten Rechnungsdaten richtig einzutragen.
#Cakedesk: Dein Partner für die Rechnungsstellung
Cakedesk ist ein schlankes Rechnungsprogramm für Selbstständige und kleine Unternehmen. Du kannst Kunden und Leistungen speichern, Rechnungen und Angebote erstellen, Dokumente als PDF versenden und deine Vorlagen an dein Erscheinungsbild anpassen.
Einen kompakten Überblick über Funktionen, Einsatzbereich und Grenzen findest du auf unserer Seite zum Rechnungsprogramm für Kleinunternehmer.
Vorteile von Cakedesk für Kleinunternehmer
- Einfache Bedienung: Erstelle und versende Rechnungen in wenigen Schritten.
- Ohne Abo: Die Vollversion kaufst du einmalig statt mit monatlicher Abrechnung.
- Offline nutzbar: Die Desktop-App läuft auf Mac und Windows und speichert deine Daten lokal.
- Kostenlos testen: Du kannst Cakedesk ohne Anmeldung mit bis zu drei Kunden, drei Rechnungen und drei Angeboten ausprobieren.
Tipp für Kleinunternehmer
Wenn du Cakedesk verwendest, um Rechnungen als Kleinunternehmer zu schreiben, achte auf Folgendes:
- Das Häkchen "USt. hinzufügen" sollte nicht gesetzt sein
- Der Hinweis auf die Steuerbefreiung nach § 19 UStG sollte in deinem Rechnungstext stehen
- Prüfe Namen, Anschriften, Steuernummer, Leistungsbeschreibung und Gesamtbetrag vor dem Versand
#Möglichkeit 3: Online-Rechnungserstellung
Eine weitere Möglichkeit zur Erstellung von Rechnungen ist die Nutzung von Online-Plattformen. Diese Plattformen bieten eine schnelle und unkomplizierte Möglichkeit, professionelle Rechnungen zu erstellen. Der Kleinunternehmer gibt hierbei alle notwendigen Angaben in eine Maske ein und die Plattform erstellt automatisch eine Rechnung. Einige Plattformen ermöglichen auch, Rechnungen direkt zu versenden und den Zahlungsverkehr zu überwachen.
Der Cakedesk Rechnungsgenerator
Mit unserem Generator kannst du Rechnungen online erstellen. Das Formular stellt dir die Felder für Kunden-, Leistungs- und Zahlungsdaten bereit und berechnet die Summen. Du prüfst die Angaben und kannst die fertige Rechnung als PDF herunterladen. Deine Rechnungsdaten werden dabei nicht auf unserem Server gespeichert.
Rechnungsvorlage für Kleinunternehmer – kostenlos mit Cakedesk testen
Gerade zu Beginn spielen Kosten eine wichtige Rolle. Den Online-Generator kannst du kostenlos verwenden. Die Cakedesk Desktop-App kannst du mit bis zu drei Kunden, drei Rechnungen und drei Angeboten testen; die Vollversion ist ohne Abo als Einmalkauf erhältlich.
#Möglichkeit 4: Buchhaltungssoftware für Kleinunternehmer
Eine Buchhaltungssoftware erlaubt nicht nur, Rechnungen zu erstellen, sondern auch die gesamte Buchhaltung zu organisieren. Viele Programme haben eine Funktion zur Erstellung von Rechnungen, die automatisch in die Buchhaltung integriert werden. Dies erleichtert es Kleinunternehmern, ihre Einnahmen und Ausgaben zu überblicken und eine bessere Kontrolle über ihre Finanzen zu haben.
Einige Buchhaltungsprogramme sind jedoch sehr umfangreich und bieten Funktionen, die für Kleinunternehmer nicht notwendig sind. In solchen Fällen kann es sinnvoller sein, sich für eine spezialisierte Rechnungssoftware wie Cakedesk zu entscheiden, die alle notwendigen Funktionen zur Erstellung von Rechnungen bietet, ohne überladen zu sein.
#Rechnungsvorlagen für Kleinunternehmer aus unterschiedlichen Branchen
Für Kleinunternehmer aus verschiedenen Branchen ist es wichtig, dass ihre Rechnungen nicht nur alle gesetzlichen Anforderungen erfüllen, sondern auch zu ihrem Geschäftsfeld und ihrem persönlichen Stil passen. Hier sind drei Beispiele für unterschiedliche Rechnungsstile, die speziell auf die Bedürfnisse und das Image verschiedener Kleinunternehmer zugeschnitten sind:
#Beispiel 1: Handwerksbetrieb – klassisches Design
- Kleinunternehmer: Jonas, Inhaber eines kleinen Handwerksbetriebs
- Kunden: Privathaushalte und lokale Unternehmen
- Leistungen: Renovierungsarbeiten, Installationen, Reparaturen
Die Rechnungsvorlage für Jonas' Handwerksbetrieb zeichnet sich durch ein klassisches und robustes Design aus. Sie verwendet klare Linien, eine starke, serifenbetonte Schriftart.
Das Firmenlogo wird prominent platziert, und es gibt genügend Platz für detaillierte Beschreibungen der erbrachten Leistungen. Diese Vorlage strahlt Zuverlässigkeit und Professionalität aus, Werte, die im Handwerk besonders geschätzt werden.
#Beispiel 2: Freelance-Grafikdesignerin – kreatives Design
- Kleinunternehmerin: Mia, selbstständige Grafikdesignerin
- Kunden: Start-ups, Online-Shops, Kreative
- Leistungen: Branding, Webdesign, Werbematerialien
Mias Rechnungsvorlage spiegelt ihre Kreativität und ihren modernen Ansatz wider. Sie nutzt spielerische Elemente, die zu ihrem Designstil passen.
Die Schriftarten sind modern und leicht, und es gibt Raum für visuelle Elemente wie ein kleines Portfolio oder Kundenfeedback. Diese Vorlage demonstriert Mias Fähigkeit, einzigartige und ansprechende Designs zu erstellen, und dient gleichzeitig als Marketinginstrument.
#Beispiel 3: IT-Dienstleister – technisches Design
- Kleinunternehmer: Alex, IT-Dienstleister
- Kunden: Mittelständische Unternehmen, Start-ups
- Leistungen: Softwareentwicklung, IT-Beratung, Netzwerksicherheit
Alex' Rechnungsvorlage hat ein sauberes, technisch orientiertes Design, das Professionalität und Effizienz ausstrahlt. Sie verwendet ein monochromatisches Farbschema.
Die Schrift ist modern und sachlich, und Diagramme oder Tabellen für geleistete Stunden und spezifische Dienstleistungen können einfach integriert werden. Diese Vorlage zeigt auf einen Blick die hohe Qualität von Alex' Dienstleistungen und seine Aufmerksamkeit für Details.
#Müssen Kleinunternehmer E-Rechnungen ausstellen?
Kleinunternehmer sind von der Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung ausgenommen und dürfen weiterhin eine sonstige Rechnung, zum Beispiel ein PDF, ausstellen. Sie müssen seit dem 1. Januar 2025 aber in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Dafür genügt laut Bundesfinanzministerium bereits ein E-Mail-Postfach. Weitere Einzelheiten findest du in den FAQ des Bundesfinanzministeriums zur E-Rechnung.
Mit Cakedesk kannst du bei Bedarf außerdem XRechnungen und ZUGFeRD-Rechnungen erstellen.
#Fazit
Die Kleinunternehmerregelung vereinfacht den Umgang mit der Umsatzsteuer, hebt die Anforderungen an nachvollziehbare Rechnungen aber nicht auf. Prüfe deshalb deinen Steuerstatus, verwende einen eindeutigen Hinweis nach § 19 UStG und halte deine Umsätze im Blick. Cakedesk unterstützt dich dabei, deine Kunden, Leistungen, Rechnungen und Angebote einheitlich zu verwalten, ersetzt aber nicht die steuerliche Beurteilung deines Einzelfalls.
#FAQ: Rechnungsvorlagen für Kleinunternehmer
#Wie schreibe ich als Kleinunternehmer eine ordnungsgemäße Rechnung?
Eine Kleinunternehmer-Rechnung muss mindestens die Angaben aus § 34a UStDV enthalten: Namen und Anschriften beider Parteien, deine Steuer-, Umsatzsteuer- oder Kleinunternehmer-Identifikationsnummer, das Ausstellungsdatum, Art und Umfang der Leistung beziehungsweise Menge und Art der Ware sowie den Gesamtbetrag mit einem Hinweis auf die Steuerbefreiung nach § 19 UStG. Eine feste Reihenfolge ist nicht vorgeschrieben. Rechnungsnummer, Leistungsdatum, Zahlungsziel und Bankverbindung sind darüber hinaus meist sinnvoll.
#Wann darf ich als Kleinunternehmer eine Rechnung ohne Umsatzsteuer schreiben?
Du kannst die Kleinunternehmerregelung anwenden, wenn dein tatsächlicher Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr 25.000 € nicht überschritten hat und im laufenden Kalenderjahr 100.000 € nicht überschreitet und du nicht auf die Regelung verzichtet hast. Bereits der Umsatz, mit dem die Grenze von 100.000 € überschritten wird, ist nicht mehr nach § 19 Abs. 1 UStG steuerfrei. Bei einer Neugründung im laufenden Jahr gilt die Grenze von 25.000 €.
#Kann ich trotz Kleinunternehmerstatus Umsatzsteuer auf meiner Rechnung ausweisen?
Wenn du die Kleinunternehmerregelung anwendest, weist du keine Umsatzsteuer aus und nennst stattdessen die Steuerbefreiung nach § 19 UStG. Hast du auf die Kleinunternehmerregelung verzichtet oder erfüllst ihre Voraussetzungen nicht mehr, gelten die Regeln der Regelbesteuerung. Einen versehentlichen Umsatzsteuerausweis solltest du steuerlich prüfen und gegebenenfalls berichtigen lassen.
#Was sind die wichtigsten Bestandteile, die in einer Rechnungsvorlage für Kleinunternehmer enthalten sein müssen?
Die Vorlage sollte mindestens alle Angaben aus § 34a UStDV abbilden und Platz für den Hinweis auf die Steuerbefreiung nach § 19 UStG bieten. Zusätzliche Felder für Rechnungsnummer, Leistungsdatum oder Leistungszeitraum, Zahlungsziel und Bankverbindung machen die Rechnung in der Praxis leichter nachvollziehbar. Felder für Steuersatz und Umsatzsteuerbetrag bleiben bei Anwendung der Kleinunternehmerregelung leer.
#Welche Vorteile bietet Cakedesk für Kleinunternehmer?
Cakedesk bietet eine einfache Kunden- und Dokumentverwaltung, anpassbare Rechnungs- und Angebotsvorlagen, PDF- und E-Mail-Versand sowie eigene Designs mit HTML und CSS. Die Desktop-App funktioniert auf Mac und Windows, speichert deine Daten lokal und ist als Einmalkauf ohne Abo erhältlich. Die richtige steuerliche Einordnung und die Prüfung deiner Angaben bleiben in deiner Verantwortung.